グループウエア導入記【３ 最終回】
グループウェア導入から約４ヵ月が経過しました。
ようやく社内に定着してきました。
重大な予定表の書き込み漏れ、掲示板の読み忘れは、
非常に少なくなりました。
何よりも助かっているのは、自分自身です。
社内の小さなシステム変更は、口頭でひとりひとりに
伝えていたのですが、これを掲示板への書き込みで
減らすことができました。
「楽になった」という実感があります。
また大きな動きがあれば、この場で報告できるかと
思います。
さて、自社での経験しかありませんが、グループウェア
導入のポイントをまとめました。
■目的をはっきりさせる。
グループウェア導入で何をしたいのでしょう。
他社が導入しているからウチも・・・ではないはずです。
スケジュールやアドレス、文書の共有化でどんな効果が
得られるのか。
電子掲示板や電子会議室の利用で何が便利になるのか。
デメリットはないのか。よーく検討してみてください。
■『自社サーバー型』にするか『ＡＳＰ型』にするか。
【自社サーバー型】
自社にサーバーを設置し、そこにソフトを導入します。
初期投資（サーバーやソフトの代金）がかかりますが、
月々の負担はありません。
サーバーのメンテナンスに自信がなければ、レンタル
サーバーに導入という方法もあります
（この場合はサーバーレンタル料、インターネット接続料が
月々発生）。
【ＡＳＰ型】
インターネットを通じて、専門会社がグループウェアを提供し、
それを利用します。
初期投資がほとんどかかりませんが、月々の利用料を
払い続けなければなりません。
SOHOなら無料サービスを利用する方法もあります。
常時インターネット接続が利用できる環境であるのが
前提条件です。
当社の利用している「HotBiz」は、このタイプです。
■自分の会社に必要な機能は何か。機能の多さで選ばない。
多機能な方が、あとあと便利ではないか、優れているのでは
ないか、と考えがちです。
でも、現在、自社に必要な基礎機能が、自分たちに
合っていなければ元も子もありません。
必要な機能の充実度、自社との相性で選びましょう。
■『お試し期間』『お試し版』で実際に使ってみる。
メイン機能の『予定表』でもソフトによって、使い勝手が
ずいぶん違います。
予定表以外の他の機能では、さらに操作性、能力に
差があります。
カタログやホームページの内容、他社での評判を鵜呑みに
するのではなく、実際に使って決めることが大切です。
多くのソフトが、期間限定や機能限定で、試用できるように
なっていますので、それを利用しましょう。
以下に中堅・小規模企業に適した主なグループウェアを
紹介します。
【サーバー型】
●i Office V３ (ネオジャパン)
http://www.neo.co.jp/ioffice/
●Office NEO(メディアリンクス)
http://www.lynks.co.jp/officeneo/
●サイボウズOffice４（サイボウズ）
http://www.cybozu.co.jp/
【ＡＳＰ型】
●Hot Biz（アドミラルシステム）
http://www.hotbiz.jp/
●ねっとデわーく（NTTコムウェア）
http://www.ndw.ne.jp/
●Web Office（富士通ビジネスシステム）
http://wo.iws.ne.jp/
●Intranets PRO（イントラネッツ）
http://www.intranets.co.jp/
【ＡＳＰ型（無料サービス）】
●Intranets Basic（イントラネッツ）
http://www.intranets.co.jp/
●e-手帳（オン・ザ・エッヂ）
http://www.e-techou.com/
（岩堀）
（ドクターホーワよりのご紹介）
中部労務管理センターの岩堀さんは、まだ若いけれど、
実は所長の国井さんにつぐベテランで、各種助成金に
詳しいかたです。
そしてもう一つの顔は、中部労務管理センターのＩＴを
支える中核的存在でもあるということです
ＩＴは、ＩＴそのものが目的ではなく、いかにして本業を
生かすために使い切るか、がカギになっています。
ＩＴの導入は、社員の温度差がつねに問題になります。
そういった壁をひとつひとつ乗り越えて、進化させて
いった会社がＩＴ勝ち組みに残るのでしょうね。
岩堀さんのレポート、まだまだ続きが楽しみです。
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