グループウエア導入記【２】
HotBiz（http://www.hotbiz.jp/）というグループウエアを
つかい始めて約２ヵ月経過しました。
前回は『予定表』の効果、『掲示板』の効果、を書きました。
今回は、その続きです。
『ToDoリスト』の効果
自分のこれからする中・長期的な仕事を管理する表です。
●誰しも、目の前の短期的な仕事にとらわれがちですが、
このリストがトップページにあり、マメな人でなくても目に入り、
その仕事を意識せざるをえません。
この効果は大きい!!
●重要度が色違いで表されていて、認識しやすい。
変更や消去がしやすい。
これをノートで管理したら大変手間がかかります。
多くの人はイヤになるでしょう。
『会議室』の効果
架空の部屋を設定し、テーマを決めて、その中で
議論します。
書き込み掲示板のようなものです。
●時間や場所を限定することなくできます。
まだ、本格的につかってはいませんが、リアル会議の
準備や、時間切れでできなかった事後の討議をしたり、
提案制度の書き込みをここでしてもらうつもりです。
他にも機能はあるのですが、いまのところ、この４つを
使っています。
大きな問題が発生し・・・・
この２ヵ月の間で、大きな問題がありました。
それは、一番多用する『予定表』のショートカットを
デスクトップに置き、予定表だけを使い、その他のページを
全く見ない人がでてきたことです。
速く情報を共有化するために『掲示板』に書き込んだ
ものが、１〜２週間ほったらかしです。
おそらく『ToDoリスト』『会議室』もそれほどつかって
いないはず。
「１週に１回以上の掲示板への情報発信」や
「予定表のショートカット禁止」をしなければいけないかな、
と考えていたところ、１２月はじめにソフトのバージョン
アップが行われ、トップページを経由しないと予定表に
いけなくなり、この問題は解決することとなりました。
きっと他の会社でも、同じような問題が、でていたのでしょう。
便利な機能も、使わざるをえない「しかけ」が必要
せっかく便利な機能があっても、それを利用しようとする
社員の意志がなければ、無駄に終わってしまいます。
それと、使いたくなる（使わざるをえない）しかけが、
ソフトとか社内ルールに必要です。
今回の掲示板を読まない件でいえば、ソフト側に、
掲示板の書き込みをした時点で、各自のパソコンや
携帯電話へメール（全文が無理であれば、タイトルだけでも）
が送信される機能があれば、問題にならなかったのでは、
と思います。
《つづく》
（岩堀）
（ドクターホーワよりのご紹介）
中部労務管理センターの岩堀さんは、まだ若いけれど、
実は所長の国井さんにつぐベテランで、各種助成金に
詳しいかたです。
そしてもう一つの顔は、中部労務管理センターのＩＴを
支える中核的存在でもあるということです
ＩＴは、ＩＴそのものが目的ではなく、いかにして本業を
生かすために使い切るか、がカギになっています。
ＩＴの導入は、社員の温度差がつねに問題になります。
そういった壁をひとつひとつ乗り越えて、進化させて
いった会社がＩＴ勝ち組みに残るのでしょうね。
岩堀さんのレポート、まだまだ続きが楽しみです。
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